企业如何做好会议管理?

企业如何做好会议管理?

时间:2020-01-09 08:04 作者:admin 点击:
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企事业单位需求阐述

会议管理是管理行为的重要延伸,放眼国内当前的企事业单位或者各类办事机构,在当前的管理模式下,会议依然是重要的贯彻企业决议、制订工作计划、督导项目执行、反馈组织意见的主要途径。然而,传统的会议的发起、组织、执行、后续决议的追踪都存在着诸多的不确定性。会议管理包含两个个层次的内容:一是企业会议体系的制定和管理,二是会议决议的执行效率。会议体系的管理需要明确所有会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。会议决议的执行效率的提升需要每个与会者共同的努力,企业要营造一种高效的会议文化,并通过确定会议规则来约束个人行为。

通过协同办公OA系统实现对会议的申请、会议安排、会议室管理和会议资料管理组成。会议申请通过后,由会议管理员进行会议安排,形成一周会议安排表,系统自动向每位与会者发送会议详细安排及主题通知,记录会议决议之后严格监督执行。

泛微根据需求提出的解决方案

会议室管理

泛微协同办公OA系统对单位内部的会议室信息进行有效的管理,包括对单位内部的各种会议场所的基本资料的登记,并可设定对应的管理人员,并对会议内的附加设施(如投影仪、网络线路和电话等)进行描述。

会议室状态的实时发布

泛微协同办公OA平台对单位内部的会议室信息进行有效的管理,包括对单位内部的各种会议场所的基本资料的登记,以及各会议室使用情况的发布,以及会议室的使用申请。

会议室的基本资料包括:会议室名称、所在位置、大小(座位数量)以及附加设施(如投影仪、网络线路和电话等)、所属单位等。会议室的使用情况以二维表的形式进行发布,类似日程任务的表格。会议室资料的登记与发布,以及会议室使用信息,由负责管理不同会议室的不同部门、单位负责发布。

会议组织者可以查询和预定会议拟召开期间可用的会议室,从而确定会议地点;同时确保会议室资源的合理、充分使用;用户还可以直接切换到会议室管理中查看所有会议室的占用情况。

通过泛微协同办公OA平台随时了解全国各地会议室的使用状况。

会议发起:

根据不同的会议类型,可以选择不同的会议模版,不同的会议类型可以设定不同的会议审批过程。

会议的组织:

泛微协同办公OA系统实现包括会议组织申请、议题预览、人员通知、会议查询、会议纪要等综合功能。会议起草人可以根据会议的议题建立、组织会议议题表,并根据预先定义的流程决定是否送交领导审批。其中,会议组织者可以建立多份相关的会议材料,材料支持常用的办公文件,如:Word,Excel,PowerPoint和普通文本文件。