项目经理如何做好会议管理?

项目经理如何做好会议管理?

时间:2020-01-09 08:04 作者:admin 点击:
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一、本期话题

项目经理如何做好会议管理?

二、嘉宾分享

01

我们先对会议走下分类,根据参会人员是否站立分为站会和非站会,甚至还有平板支撑会,为什么?让你累、让你受不了,就可以让会议足够高效!

分四步介绍,会议的目的、会议的准备、会议的召开和会议的结束

接下来讲的都是坐着的普通会议。

第一步,会议的目的

开会的目的是什么,不是为了凑在一起唠嗑,而是为了解决问题、同步信息等等。所有会议的召开都不是无缘无故的,都有一个原因,也就是会议的目的。同时,我们也要想一下,这个目的是否一定要通过开会才能达到,通过 群聊、邮件 是否能达到同样的效果,如果有其他方案尽量选择高效且有效的方式。

第二步,会议的准备

在确认了开会的目的后,然后就是要确认开会的 参与人员 ,谁需要参与,这需要考虑到为了达到会议目的需要哪些人参与,如果只是需要知道会议结果,在会议结束后的会议纪要中抄送即可。然后就是会议议程,一般来说,是会议主持人来先说明开会的目的,到场的有那些人,然后按照会议议程逐个讨论会议事项。

然后就需要和参会人员确定 空闲时间 (现在有些会议软件已经能展示员工的日程安排了,就很大程度上省了询问的时间),然后选一个大家都可以的时间定为会议时间,然后发出会议邀请。会议邀请中要明确会议议程、会议时间地点、参会人员,会议大概持续时间(可选,不过可以保证会议尽可能高效),如果在会议中有需要 演示的材料 也需要一并作为 附件 发出。

磨刀不误砍柴工,好的开始是成功的一半。

在临近开会前1天,对于平时经常爽约的人(比如领导)可以再确认一下时间。

然后在会议召开前半个小时 提醒 大家开会时间。

第三步,会议的召开

在到了开会召开时间但是人又不齐的时候,开始要开始会议,我们不能因为某几个人缺席而耽误大家的时间,这也是告诉晚到的人会议不会等他们,准时参会是他们需要做到的。(如果是领导或者会议重要参与者就当我这段话没说)

在开会过程中,会议主持人需要保证大家保持在会议的目的 范围 内,不要外延太多,如果外延的也是需要讨论的且需要多于5分钟时间,会议记录人员可以作为会议的后续事项记录下来。除此之外会议主持人要把握会议的 进度 。让会议时间尽量控制在预期时间内,原因有两点:参会人员后面可能还有其他安排,会议室后面的时间已经被其他人预订。

第四步,会议的结束

在会议结束时,会议主持人需要针对整个会议做简短的 总结 ,包括确定了那些事项,还有哪些事项需要解决,待解决事项谁负责牵头、时间节点是什么。最后发出 会议纪要 ,即完成了整个会议过程。

公式:

1.开会+不落实=零

2.布置工作+不检查=零

3.抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

三星开会准则

凡是开会,必有准备

凡是会议,必有主题

凡是会议,必有纪律

凡是会议,会前必有议程

凡是会议,必有结果

凡是开会,必有训练

凡是开会,必须守时

凡是开会,必有记录

凡是散会,必有事后追踪

02

这是一次没有背景没有案例的讨论分享,涉及的范围面和可衍生点非常广泛,也非常普遍并值得研究探讨。下面就顺着我个人看见这个题目之后的思路看法和大家做一下交流:

首先,理清一下与会议相关的方面:

按照本次讨论点“管理”切入来逐一阐述,我们忽略这个导图右边的基本说明或具体安排重点看左边:

首先,明确你的定位,然后你才好在正确的时间采取正确的行动,作为PM,我们认为是融合了主持与会议把控,并在一定程度上可以决策(另一部分指会议有高层或兄弟部门或甲方爸爸在场,项目经理决策权弱化)

其次,管理原则个人认为需要做到 四个明确 :

2.1目的明确 ——会议目的一定要在会前通知即告知,便于与会者做好相关议题考虑,做好表达意见的成熟思考,同时也是整个会议管理与控制的目标所在。明确的会议主题,可以提高会议效率避免浪费大家时间,避免会后总结发现“白忙一场”,避免形式主义。

2.2人员明确 ——邀请参加会议的人员需要与会议主题相关,并且注意层级,不同层级人员参会,对于会议的管理会有不同。

比方说是向下控制的会议,由于具有一定领导权利相对管理容易,可能通过鼓励动员、幽默感、默契或组织纪律的强调就能达到目的。

向上控制会议则相对难以控制,要充分尊重和考虑上层意见,并且需要慎重控制上层领导给会议造成的脱离主题、延长时间等问题,在管控的过程中,需要注意措辞和方式方法,可能相对委婉,也需要注意引导时机。

兄弟部门或职能占重要地位的会议,一般涉及资源争夺或分工配合问题,则需要结合公司战略/规范/制度/领导关注度等方面找准切入点去重点强调,必要的时候需要请高级别领导旁听助阵,必要时给与干预支持。

另外对于评审会或问题解决会,还一定要有可决策人员参加。如果会议讨论的热火朝天,然后发现没人能够拍板做决定,这样大家的讨论都无疾而终,不能真正解决问题并达到会议目的。

2.3议程明确 ——时间、发言人明确,有明确的顺序和限定时间,阐明每个议题的时间分配方案。便于讨论准备,即使在思维发散,头脑风暴的时候也可以帮助收敛回来。

2.4记录明确 ——一定要做会议记录,注明会议目的和会议讨论结果,对于会议明确并闭环的事项做记录存档。对于需要后续跟进的待办事项明确记录责任人和下次跟进时间/截止时间。将会议记录整理好并分发与会人员进行确认(必要时可做工作汇报材料向未参与会议的领导做汇报)。防止会后记忆有误,产生权责纠纷,衍生出新的问题。

第三第四,常见问题点及对应解决办法:

3/4.1缺少时间控制 ——对于一般的宣讲会等,发言人时间还好控制。不能控制好时间,主要见于讨论会。这个时候一个明确的会议议程表就非常重要。会议主持人/控制者需要时刻关注时间问题,出言提醒大家本项内容探讨截止,需要开始下一事项的讨论(言语表达上因参会者而异)。

可能比较困扰大家的是上层领导不遵守会议规则不受控。这时候考验大家相关方管理的技能就很重要了,要综合考虑领导的性格特点来提醒,或者再找准时机在讨论中绕回会议话题。我个人认为这种情况下需要做一定妥协、容许一定程度的小失控,不彻底毁灭会议就知足吧。(那种完全搞不定又不顾及会议议题的领导,不适合作为会议参与人员中的最高层级领导者一起开讨论会,建议带上更高层级领导适当压制或者单独汇报)

3/4.2任务划分不明确 ——所有代办事项,需要明确的要素在会议准备工作时就应该做好要素条目,比方任务要求、责任人、执行人、完成日期/阶段汇报日期。做一个表格,会议上按表格逐项确定并记录可以避免遗漏。

3/4.3偏离主题 ——一般也多见于讨论型会议,同3/4.1的时间控制类似方法。

3/4.4冲突解决 ——会议冲突不可避免,尤其评审会或问题解决会。在会议中,管控者需要注意鼓励大家积极参与讨论,同时应该注意会议氛围,必要时可以直接言语打断,切换发言者或者话题。

在一些需要明确的事件上发生意见不一致冲突时,一个至高决策者地位凸显,不管大家什么意见,最终按决策者意见决定为准去执行。决策者应该在该事件上有权威或者层级或者领导力。或者投票决定等方式得出结论也可以。

对于无法当场明确的问题,可以在冲突加剧前予以制止,结束讨论。并客观公正的记录各方意见,形成书面汇报文档通过意见方确认,向未参会的可决策层进一步请示,会议做为遗留问题做好跟进闭环时间,有明确解决方案时及时通知。(对于反复会议一点都无法解决、且再升级请示都无人能拍板的事项,放过它吧,尽量躲避或者顺其自然,不要再浪费会议时间和精力了)。

会议上如果产生过分冲突一发不可收拾,说明会议控制者没有及时制止矛盾加剧,会议是失败甚至影响恶劣的,要避免发生(如何避免?前面说过了,让他们都Stop! Shut up!甚至冲突双方get out!或者大家都get out会议另选时间举行)。

划重点——解决冲突时,会议控制者一定要客观、公正,避免掺杂个人倾向帮助一方“欺压”另一方。

有人的地方就有江湖,有江湖的地方就有纷争,整个会议管理实践中没有最好,只有更好!大家尽力做到相对好就是成功的。

以上这些当然说起来容易,做的合适做的好也并不容易,相信各位大神都有自己的一套神通,仅供参考,班门弄斧献丑了。谢谢!