国际会议的风险管理

国际会议的风险管理

时间:2020-01-09 05:44 作者:admin 点击:
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——编译/李勤丰

会议产业正在经历国际化活动的复苏浪潮。举办国际化活动能为观众创造激动人心的体验,但与此同时,会议组织者也必须清晰地认识到其中蕴含的法律问题。 合同 每一份合同、每一个条款都应该尽可能地详细,尤其是国际会议。在美国签署的合同中所包含的一些行业通行规则可能并不合适其它国家。例如,在美国举办的会议如果有较大数量的客房数量,那么会议室通常是免费的,但在欧洲并不通用,类似的例子很多。因此,对会议组织者和设施提供者来说,唯一确保事无巨细的办法是付诸笔头—把细节都列入合同。 合同中应该明确合同主导语言,货币类型,适用法律,以避免会议主办方所在国与会议举办地所在国的差异。设定主导语言有助于避免因为翻译原因引起的合同冲突;明确货币类型可以避免因汇率变化引起的价格波动;而事先定义适用哪国的法律则是因为各国的司法系统执行效率大不相同,如果没有事先设定,产生纠纷时合同双方都会想尽办法利用对自己有利的本国法律,并因此造成混乱与延误。 照顾残障人士是合同中的重要内容之一。无论会议在哪里举办,残障人士都希望会议主办方遵循他们本国的规则优待残障人士。此时按照合同条款行事就显得很重要。 保护专有信息是合同中另一个必不可少的内容,尤其是企业会议。如果将客户名单,市场策略,业务数据等信息弄丢,或者透露给未经授权的人,对会议发起人是严重的伤害。会议组织者应当避免到那些信息保护不力的地方去开会,比如有不良安全记录的酒店,或者对会议发起人的信息资产没有立法保护的国家。会议组织者首先得对会议举办地的安全防护有信心,才能通过合同对信息作更好的保护。会议场地方应该实施所有必要的措施来保护发起人的机密与专有信息,并保护发起人不犯错。 因不可抗力原因造成的延误或取消会议也是合同必有条款。有了该条款,无论是会议发起人,还是场地方,在合同双方无法控制的特定情形之下(比如恶劣的天气、罢工、战争或恐怖袭击等),无需承担任何责任即可取消合同。这个条款要非常仔细地列出所有意外情形和无法避免的意外事故,包括社会动荡,恐怖行为和大航空公司的罢工。会议组织者千万不能轻视这个条款,因为相比之下,场地方更不愿意取消会议。例如,发生在美国的恐怖袭击不会造成英国会议场地的临时关闭,但它可能让参会者无法乘坐飞机。又比如,在某些欧洲城市,几乎每天都有罢工,因此它很难作为取消会议的前提条件。如果合同双方对不可抗力有不同的理解,最好的方式就是预先定好协商与调解机制。 数据安全 防止信息丢失在国际会议规则中常常被忽视。它的风险包括笔记本电视被窃、含有重要信息的CD光盘被偷,计算机网络未经授权的访问,以及黑客入侵电脑系统。 数据安全引起关注是因为美国Sarbanes-Oxley法案以及其它国家的类似法律(这些法律规定企业高管对导致重要信息被窃的安全漏洞负责)。会议发起人不会再单纯地以为自己的计算机或虚拟网络是安全的,他们需要更加可信的安全防护措施。 安全防护的首要前提就是要求会议场地方有足够的能力保护数据安全。在某些国家,信息基础设施非常落后,信息保护措施几乎空白。因此强烈建议那些严重依赖信息技术的会议挪到别的地方去举办。在基础设施先进的地区,会议组织者也应该为有线和无线宽带设置密码或更高级的访问壁垒,安装防火墙检测黑客行为,同时还应保护会议室内的笔记本电脑不被偷窃。要记住,很多会议场地都没有这些防范措施。 签证与国外参会者 无论会议举办地在美国还是其它国家,总会有些新东西会给参会者造成困扰。例如,美国政府最近对外国公民的护照有了新的规定,更多国家的公民获得美国签证时都需要一场面试;其他一些过国家也纷纷仿效。 会议发起人可分步骤来降低会议参加者因无法获得相关文书而无法参赛的风险。但会议发起人不能把会议成败系在签证方面,如果不能确保参会者和参展商顺利地进入会议举办国,会议就得另去他处。 其次,会议发起人应该及时向国外的参会者提醒签证方面的政策与变化,让他们及时向大使馆咨询详细事宜。因为针对每个国家的签证政策都不一样,发起人很难一一提供准确的信息。 以前,国外的参会者可以向会议发起人申请介绍函,用来出示给签证官员。不幸的是,在国际恐怖威胁盛行的今天,发起人越来越谨慎地对待介绍函,毕竟,如果恐怖分子凭这份函件入境,这责任谁也承担不起。所以现在的会议发起人根本就不发介绍函,或者只发给那些熟悉的或能证明自己意图之人。

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